Projekt életút alatt várható általános kockázatok és intézkedési javaslatok

A projektek megvalósítás szempontjából elengedhetetlen feladatok.

Kockázatelemzés javasolt folyamata:

  • lehetségesen felmerülő kockázati tényezők beazonosítása
  • a kockázati tényező bekövetkezési valószínűségének és hatásának vizsgálata
  • a kockázat nagyságának meghatározása
  • a kockázati tényezők mérséklésére tervezett intézkedések meghatározása
  • követés és felügyelet

A kockázat bekövetkezésének valószínűségét és hatását számszerűsíthetjük, majd azokat összeszorozva állapítjuk meg az adott kockázat nagyságát.

Javasolt egy táblázatban összefoglalni a kockázatok elemzését, a bekövetkezés következményeit, illetve a kiküszöbölésükre tett intézkedések leírását, tekintettel arra, hogy gyorsabban átlátható lesz így a rendszer, és az arra illetékesek a menedzselés - kockázatkezelés során könnyen át tudják tekinteni a szükséges intézkedéseket, továbbá a folyamatos kockázatelemzés során újra és újra tudják értékelni az egyes kockázatok nagyságát.

 

A projekt életútja alatt a leggyakrabban felmerülő lehetséges kockázati tényezők és azokra tett intézkedési

javaslatokat az alábbi táblázatban ismertetjük:

 

Lehetséges kockázati tényező

Példák lehetséges következményekre

Kezelése érdekében tett intézkedési javaslatok

Nem találkoznak a tényleges igények a felhívás nyújtotta lehetőségekkel.

A támogatási kérelem elutasítása.

A célcsoport azonosítása nem megfelelő.

Megfelelő szakértelemmel rendelkező személyek, kellő körültekintéssel, a felhívás céljaival összhangban készítsék elő a pályázatot.

A támogatási kérelem összeállítása és benyújtása nem megfelelően megtervezett projekt ötletre alapul.

A támogatási kérelem elutasítása.

A támogatói döntés során költségcsökkentés.

A megvalósítás időszakában többletköltség jelentkezése, likviditási problémák.

Megfelelő szakértelemmel rendelkező személyek, kellő körültekintéssel készítsék elő a pályázatot.

Igényfelmérésen alapuló, kidolgozott projektterv.

A költségvetés nem biztosított amennyiben előfinanszírozás szükséges.

A projekt működtetése lehetetlenné válik, likviditási problémák: a projekt ütemtervének csúszása, szélsőséges esetben meghiúsulása.

A projektgazda költségvetésében szerepel az elkülönített összeg, amellyel ki tudja védeni az előfinanszírozási gondokat.

Likviditás érdekében a felhívás előlegigényével kapcsolatos lehetőségek kihasználása, majd átgondolni a kifizetés és az előleg elszámolás menetét.

A jogszabályi környezet változása, pályázati felhívás, vonatkozó szabályozások módosítása.

A projektdokumentáció nem illeszkedik a programcélokhoz, átdolgozás szükséges.

A műszaki tartalom módosítása, szélsőséges esetben a projekt meghiúsulása.

A jogi háttér folyamatos figyelemmel kísérése, különös figyelemmel az esetlegesen tervezett módosító javaslatokra, jogi előírások maradéktalan betartása.

 

A támogatás csúszása.

A megvalósulás ütemének elcsúszása, költségek növekedése, szélsőséges esetben a projekt meghiúsulása.

Alternatív pénzügyi megoldások bevonása.

A támogatási szerződés megkötése során nem tervezik újra a projekt alapadatait (amennyiben szükséges).

A megvalósítás időszakában a módosítási igények miatti időbeli csúszás.

 

A szerződéskötés folyamatában megfelelő szakértelemmel rendelkező személyek, kellő körültekintéssel vizsgálják felül a szerződés alapadatait és mellékleteinek adattartalmát.

A menedzsmentszervezet hatékonysága, belső kommunikációja nem megfelelő.

Hibázási lehetőségek megnövekedése.

A projekt sikeres megvalósulását akadályozza.

Nem biztosított a teljeskörű tudás a szakmai anyagok összeállításához.

A projekt összetett feladatainak elvégzésérére, a projekt ütemterveknek való megfelelő előrehaladása érdekében meghatározó alappillér a jól kiválasztott, több szakterületen - pénzügyi, szakmai, műszaki és adminisztrációs feladatokban jártas menedzsmentszervezet felállítása.

A tervezett költségvetés nem reális, annak alátámasztása nem kellően indokolt.

A megvalósítás időszakában többletköltség jelentkezése.

Likviditási problémák.

A költségvetés tervezése során az egyes tételek a piaci áraknak megfelelően legyenek meghatározva, árajánlattal alátámasztva, függetlenül attól, hogy ha pályázati felhívás nem írja elő a támogatási kérelemhez való benyújtását.

Beszerzési eljárások sikertelensége.

A projekt nem elszámolható költsége növekedik.

A megvalósítás időszaka meghosszabbodik.

A projekt sikeres megvalósulását akadályozza.

Megfelelő szakértelemmel rendelkező személyek, szolgáltatók alkalmazása.

Érdemes ráhagyással számolni határidőkkel a tervezéskor.

Műszaki kockázatok felmerülése.

A pénzügyi és szakmai megvalósulás veszélybe kerül. A tervek módosítása szükséges.

A műszaki tartalom módosításának folyamata lassú, egyedi döntést igényel.

Az engedélyeztetési eljárás megismétlése.

A projekt nem elszámolható költsége növekedik.

A megvalósítás időszaka meghosszabbodik.

Alaposan átgondolt költségvetés megtartása közbeszerzési eljáráson kiválasztott kivitelezővel, építési ellenőr alkalmazása, tartalék idő betervezése.

A műszaki dokumentáció elkészítésére megfelelő referenciákkal rendelkező tervező kiválasztása.

Projekt kezdő megbeszélés  és helyszíni szemle a projekt koordinátorai és a műszaki megvalósítók között.

A pályázati felhívás vonatkozó műszaki elvárások pontjainak ismerete/ ismertetése.

Az eszközbeszerzés során felmerülő kockázatok: rosszul meghatározott és nem jó minőségű vagy drága eszközök. Több szállítótól vagy egymásra épülő eszközök beszerzése.

Veszélyeztetik a szakmai program megvalósulását.

Átgondolt, felhívás céljaihoz rendelt eszközpark beszerzése versenyeztetési eljárás útján.

Törekedni kell az egy szállítótól való beszerzésre.

A nyilvánosság biztosítása – mennyiségi és minőségi tartalmak, kellő csatornák kiválasztása nem megfelelő.

A kommunikáció nem éri el a megcélzott csoportokat.

Előre megalkotott kommunikációs és disszeminációs terv.

Külső megfelelő szakértelemmel rendelkező szolgáltatók bevonása.

Az iratkezelés, irattárazás nem megfelelő.

A kifizetési kérelmek, beszámolók alátámasztó dokumentum benyújtása hiányos, emiatt elutasításra, részbeni elfogadásra kerülnek.

A helyszíni ellenőrzések során nem találhatóak a kért dokumentumok, amely miatt hiányosságokat állapítanak meg, a projektmegvalósítást akadályozza.

A projekttel kapcsolatban felmerülő dokumentumokra pontos és naprakész iratkezelési és megőrzési rendszer kialakítása.

Az irattárazás fizikai, biztonsági követelményeinek megoldása.

 

A pénzügyi, intézményi és szervezeti fenntarthatóság feltételeinek biztosítása nem megfelelő.

A projekt eredményeinek fenntartása kérdésessé válik.

A fenntarthatóság biztosítható:

- a projekt ideje alatt a működési költségek csökkenésével

- a továbbfejleszthető szakmai programokkal

- a felszabaduló pénzügyi források átcsoportosításával

- a résztvevők kompetenciáinak javításával.

 

A projekt sikeres megvalósítása érdekében meghatározó alappillér a jól megtervezett projektötlet, valamint a több szakterületen - pénzügyi, szakmai, műszaki és adminisztrációs feladatokban jártas menedzsment szervezet felállítása. Kockázatkezelés esetében olyan intézkedésekben, tevékenységekben gondolkodjunk, amelyek lehetőleg nem igényelnek plusz forrást, illetve a költségvetésen belüli átcsoportosítással megoldhatók.

A kockázatelemzés első változatát rögtön a projektötlet kitalálása után készítsük el, majd rendszeresen vizsgáljuk felül és egészítsük ki a tervezés során. Ez azért fontos, mert bármikor találhatunk olyan kockázatot, amely a projektre végzetes hatással bírhat, ellehetetlenítheti a megvalósítását.